Leistungen des Bereiches
Meldestelle
Der Geschäftsbereich “Meldestelle” bietet folgende Leistungen an. Diese können unabhängig voneinander oder von Leistungen anderer Geschäftsbereiche gebucht werden.
Wir empfehlen dringend, die Leistungen 2.1.1 und 2.1.2 nur gemeinsam zu buchen.
Die üblicherweise als “Hotline” bezeichnete technische Komponente einer Meldestelle ist eine Software für die anonyme, Zwei-Wege Kommunikation mit Whistleblowern. Sie kann mit einer verschlüsselten Email-Plattform verglichen werden, bei der ein anonymer Sender (der Hinweisgeber) mit einem bekannten Empfänger (z.B. einem Nemexis Whistleblower-Manager) Nachrichten austauscht. Die Hotline erlaubt dem Hinweisgeber, Anhänge in unterschiedlichsten Formaten zu senden, z.B. Video, Bild, Audio, Text.
Die von uns empfohlenen Software-Lösungen löschen die Metadaten der Anhänge noch bevor die Nachricht den Empfänger erreicht. Selbstverständlich sind sie nach ISO 27001 zertifiziert und DSGVO-konform.
Das “Whistleblower-Management” ist die Schnittstelle zwischen Hinweisgebern und Unternehmen. Es ist die best-mögliche Lösung, um einerseits die Anonymität des Hinweisgebers zu garantieren, andererseits den Kunden (Unternehmen, Behörde, NGO, etc.) nicht den Verdacht auszusetzen, die Identität des Hinweisgebers ausfindig machen zu wollen oder zu können.
Der Whistleblower-Manager nimmt die Hinweise des Whistleblowers entgegen, wertet die gesendeteden Daten aus, fordert zusätzliche Belege und Erklärungen ein und führt eine Risikoeinstufung des eingegangenen Hinweises auf. Anschliessend wird die Mitteilung des Hinweisgebers zusätzlich anonymisiert und an den Kunden weitergeleitet. Die letzte Aufgabe des Whistleblower-Managers ist eine Rückmeldung an den Hinweisgeber.
Zu den formellen Pflichten des Whistleblower-Managements gehört, nach Inkrafttreten der EU-Whistleblowerschutz-Richtlinie, auch die Einhaltung der dort definierten Fristen in der Kommunikation mit einem Whistleblower.
Das Whistleblower-Management muss einem Hinweisgeber die Möglichkeit geben, seine Nachricht digital, telefonisch oder persönlich zu übertragen.
Achtung!
Wir stellen den Schutz der Whistleblower in den Vordergrund. Daher empfehlen wir dringend, die Hotline nur zusammen mit dem externen Whistleblower-Management zu buchen.
Das derzeit in der EU am häufigsten genutzte Format ist eine Hotline, die ausschließlich vom Kunden verwaltet wird. Dies ist nach der neuen „EU-Whistleblower-Richtlinie“ ein Risiko sowohl für den Whistleblower als auch für seinen Arbeitgeber (unsere Kundenorganisation).
Erstens, Risiken für den Hinweisgeber: Ein reines Hotline-Setup garantiert weder die Anonymität des Hinweisgebers noch die tatsächliche Verarbeitung des Hinweisgebers. Neben ethischen Gesichtspunkten müssen die Grundsätze des ehrlichen Kaufmanns oder des “Deutschen Corporate Governance Kodex” (§4.1.3, §4.1.4, Stand: 7.2.2017) spätestens mit dem Hinweisgeberschutz eingehalten werden Umsetzung der “EU-Whistleblower-Richtlinie” in nationales Recht. Dies erfolgt spätestens bis Dezember 2021.
Zweitens, Risiken für die Arbeitgeber- / Kundenorganisation: Ab dem Zeitpunkt der nationalen Umsetzung kehrt die “EU-Whistleblower-Richtlinie” die Beweislast für den Fall um, sodass ein Whistleblower von Auswirkungen betroffen ist. Der Arbeitgeber muss nachweisen, dass der Whistleblower aus anderen Gründen als der Angabe eines Trinkgeldes benachteiligt wurde. Die Frage, ob der Arbeitgeber die Möglichkeit hatte, den Hinweisgeber zu identifizieren, und ob er alles getan hat, um eine Identifizierung zu vermeiden, wird eine zentrale Rolle spielen.